Condizioni generali
1 Premesse
In applicazione del §3 degli statuti il consiglio di amministrazione emana le seguenti Condizioni Generali. Vi sono elencati i prodotti che la Cassa dei Medici offre ai propri clienti e riportate le relative condizioni d’utilizzo.
Clienti sono sia i membri (soci) della Cassa dei Medici sia i terzi, questi ultimi a meno che non vengano espressamente esclusi qui di seguito.
2 Servizi e prodotti
2.1 Fatturazione tramite la Cassa dei Medici
L’emissione da parte della Cassa dei Medici delle note d’onorario avviene in base alle indicazioni fornite dal cliente. Queste indicazioni vengono trasmesse alla Cassa dei Medici
- sui moduli predisposti dalla Cassa dei Medici e messi a disposizione del cliente.
- per via elettronica.
- Con il software messo a disposizione dalla Cassa dei Medici.
- Utilizzando un software di terzi con interfaccia accettata dalla Cassa dei Medici.
- come risultato della registrazione online delle prestazioni con uno degli strumenti web della Cassa dei Medici.
2.2 Fatturazione tramite la Cassa dei Medici con controllo dei debitori
La Cassa dei Medici provvede all’invio delle note d’onorario che
- vengono predisposte dal cliente e affidate ad essa per l’invio.
- vengono emesse o stampate dalla Cassa dei Medici stessa.
Per entrambe le forme vale quanto segue:
- come luogo di pagamento per il debitore d’onorario (paziente) è indicata sulle fatture la Cassa dei Medici.
- la Cassa dei Medici provvede al controllo dei pagamenti ricevuti.
- a seconda dell’incarico dato dal cliente, all’occorrenza la Cassa dei Medici invia dei solleciti.
- la Cassa dei Medici trasmette al cliente i pagamenti ricevuti entro i termini stabiliti nel contratto e prepara ogni mese un conteggio dettagliato.
2.3 Invio delle fatture senza controllo dei debitori
La Cassa dei Medici provvede all’invio delle note d’onorario che
- vengono predisposte dal cliente e affidate ad essa per l’invio.
- vengono emesse o stampate dalla Cassa dei Medici stessa.
Per entrambe le forme vale quanto segue:
- come luogo di pagamento per il debitore d’onorario (paziente) sulle fatture è indicato il cliente.
- su incarico del cliente, in casi singoli la Cassa dei Medici invia anche dei solleciti.
2.4 Invio delle fatture da parte del cliente
A seconda della variante al cliente vengono
- messe a disposizione le fatture pronte in versione pdf da scaricare.
- consegnate per posta le fatture pronte raggruppate in lotti.
2.5 Factoring (anticipo degli onorari)
Il factoring viene offerto solo per le fatture di una delle varianti di servizio indicate al punto 2.2.
Se è stato concordato il factoring, nel caso dell’invio delle fatture da parte della Cassa dei Medici l’onorario fatturato viene versato al cliente entro il termine pattuito tra Cassa dei Medici e cliente stesso. I crediti annullati o rimasti impagati saranno riaddebitati al cliente.
2.6 Conto Cassa dei Medici
Il conto Cassa dei Medici può essere tenuto solo in relazione ad una delle varianti di servizio indicate al punto 2.2.
Tramite il conto Cassa dei Medici vengono effettuati tutti gli accrediti e addebiti come da conteggio mensile.
Gli anticipi della Cassa dei Medici non possono superare il 75 % dei crediti d’onorario in lavorazione presso la Cassa dei Medici al momento della concessione dell’anticipo. L’anticipo comporta una cessione tacita dei crediti d’onorario a favore della Cassa dei Medici.
Il cliente deve delle tasse alla Cassa dei Medici per i pagamenti effettuati tramite il conto Cassa dei Medici. Sono dovuti inoltre interessi per saldi in dare. Il cliente deve infine alla Cassa dei Medici eventuali commissioni per averi in conto (interessi negativi) che essa richiede in funzione dell’evoluzione sul mercato monetario.
I parametri sono dati dal listino prezzi di volta in volta aggiornato.
Per quanto concerne eventuali limitazioni dei saldi avere (ammontare, durata di deposito, ecc.), si applicano le disposizioni vigenti del diritto federale o le disposizioni dell’Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari FINMA.
2.7 Contabilità
La contabilità offerta dalla Cassa dei Medici comprende
- la creazione di un piano contabile individuale come da intese con il cliente,
- la contabilizzazione di tutte le registrazioni,
- la preparazione di un bilancio annuale provvisorio,
- su richiesta altre prestazioni come bilanci intermedi, consegna di libri cassa, banca e posta o altri mezzi ausiliari e servizi di consulenza.
Il cliente mette a disposizione tempestivamente i dati necessari per la corretta tenuta contabile e fornisce tutte le informazioni necessarie.
2.8 Conteggio salariale per il personale di studio
Il conteggio salariale comprende il calcolo e il versamento mensile dei salari dei dipendenti in base ai documenti e alle istruzioni presentati tempestivamente dal cliente.
2.9 MediOnline
MediOnline è il portale della Cassa dei Medici per la comunicazione con i propri clienti. Ogni cliente della Cassa dei Medici ha diritto ad un accesso gratuito al portale
2.10 «Sollecito R+»
I debitori morosi vengono contattati telefonicamente da un collaboratore della Cassa dei Medici per conoscere il motivo del mancato pagamento.
Per questo servizio il cliente paga un onorario in funzione della riuscita e una tassa di elaborazione (che sarà poi addebitata al debitore).
2.11 Ricerche di indirizzi
Tramite consultazione di vari registri la Cassa dei Medici rintraccia l’indirizzo del paziente o di un assicuratore. L’indirizzo individuato viene comunicato al cliente.
Se la fattura è stata emessa in relazione ad una variante di servizio indicata al punto 2.2, la Cassa dei Medici
- corregge l’indirizzo nel proprio sistema.
- emette una nuova fattura per il paziente o l’assicuratore (TP).
2.12 Prodotti informatici
Dietro pagamento di un tassa la Cassa dei Medici mette a disposizione dei clienti mediante licenza programmi informatici (software) per la fatturazione e altri servizi inerenti l’amministrazione dello studio. Il contratto di licenza contiene l’obbligo all’aggiornamento regolare da parte della Cassa dei Medici.
I servizi della Cassa dei Medici come consegna, installazione, formazione, supporto, manutenzione, ecc. sono per principio a pagamento. A titolo gratuito il cliente può usufruire di prestazioni di supporto di primo livello (consulenza dal parte della hotline) fino ad un massimo di 15 minuti per ogni evento.
La scelta degli apparecchi necessari per l’uso (hardware) è a discrezione del cliente. Sia questi apparecchi che il sistema operativo devono però soddisfare i requisiti stabiliti dalla Cassa dei Medici. L’hardware può essere acquistato dal cliente anche presso la Cassa dei Medici ed essere installato da quest’ultima.
La Cassa dei Medici offre dei corsi di formazione per l’uso dei software standard sia propri che eventualmente di terzi.
2.13 Tariffe
La Cassa dei Medici mette gratuitamente a disposizione dei propri clienti le tariffe comunemente note e utilizzate. Se un cliente concorda bilateralmente una tariffa con un garante dei costi o un ospedale, una volta che il relativo contratto tariffale è disponibile la Cassa dei Medici verifica se può rappresentare questa tariffa nel proprio sistema. Generalmente anche questo servizio è offerto gratuitamente. Qualora comportasse un impegno notevole, la Cassa dei Medici è autorizzata, previa presentazione di un’offerta al cliente, a fatturare un indennizzo commisurato all’impegno necessario.
2.14 Servizi del centro di calcolo
Ai grandi clienti la Cassa dei Medici fornisce servizi del centro di calcolo e offre lo sviluppo specifico di prodotti.
3 Condizioni contrattuali
3.1 Stipula
Prima di usufruire di un servizio della Cassa dei Medici il cliente firma un contratto scritto in cui vengono fissati in dettaglio i reciproci diritti e doveri, a meno che gli stessi non siano già indicati nelle presenti CG.
La Cassa dei Medici non è tenuta alla stipula di contratti di sorta. Spetta inoltre esclusivamente alla Cassa dei Medici decidere quali servizi possono essere combinati tra loro.
I contratti possono essere disdetti da entrambe le parti per la fine del mese civile successivo rispettando un termine di preavviso di un mese. Il contratto si estingue automaticamente
- se il cliente viene escluso dalla cooperativa per uno dei motivi stabiliti negli statuti della Cassa dei Medici. L’estinzione coincide con la data dell’esclusione effettiva.
- in caso di fallimento del cliente o della Cassa dei Medici al momento dell’apertura del fallimento. L’estinzione coincide con il momento dell’apertura del fallimento.
3.2 Emolumenti
Per l’utilizzo dei servizi della Cassa dei Medici sono dovuti degli emolumenti conformemente alla tariffa stabilita dalla direzione.
La direzione fissa anche i tassi d’interesse applicati al conto Cassa dei Medici tenendo conto delle fluttuazioni sul mercato monetario. Gli interessi vengono addebitati una volta all’anno al 31 dicembre.
La Cassa dei Medici può compensare gli emolumenti direttamente con l’avere del cliente.
3.3 Fatturazione tramite la Cassa dei Medici con controllo dei debitori
I clienti che fanno emettere le note d’onorario dalla Cassa dei Medici in regime di terzo pagante (TP) emettono tutte le fatture nei confronti dello stesso terzo debitore tramite la Cassa dei Medici, poiché solitamente le assicurazioni effettuano i pagamenti ad un solo luogo di pagamento.
In regime di terzo garante (TG), sui pagamenti relativi a fatture inviate direttamente al debitore d’onorario e non tramite la Cassa dei Medici viene addebitato un importo forfettario in percentuale dell’importo della fattura.
3.4 Pagamenti indebiti
Sono indicati come pagamenti indebiti tutti i pagamenti per i quali mancano le premesse materiali.
Nel caso di doppi pagamenti di questo tipo, il debitore (del prestatore di servizi) ha già adempiuto al proprio obbligo.
In caso di pagamenti indebiti il debitore è informato immediatamente. Egli deve indicare alla Cassa dei Medici un indirizzo di pagamento al quale può essere effettuato il rimborso.
Nei casi in cui il rimborso non è più possibile, la pretesa del debitore decade entro 10 anni al più tardi a favore della Cassa dei Medici.
3.5 Scambio elettronico dei dati in regime di terzo pagante (TP)
Nel TP l’invio cartaceo e lo scambio elettronico dei dati sono equiparati. La Cassa dei Medici cerca di mantenere per quanto possibile un collegamento elettronico con tutti gli assicuratori.
Per principio è il cliente a stabilire con la scelta dell’indirizzo di destinazione il tipo di invio della fattura.
3.6 Invio della fattura tramite la Cassa dei Medici e copia delle fatture per il paziente
Nel caso delle fatture TG, alla fattura destinata al paziente viene allegata automaticamente una copia della fattura (punto 3.9).
Nel caso delle fatture TP, il cliente dà alla Cassa dei Medici l’incarico di inviare al paziente la copia obbligatoria della fattura.
3.7 Trasmissione dei dati a un TrustCenter
Nel caso delle varianti di servizi ai sensi della cifra 2.1, il cliente può incaricare la Cassa dei Medici di trasmettere i propri dati, a titolo gratuito e in conformità alla protezione dei dati, a un TrustCenter di sua scelta. In tale ambito per il cliente vige in ogni caso quanto segue:
- egli conferisce il mandato alla Cassa dei Medici per iscritto;
- egli è responsabile del fatto che la fatturazione scelta generi contenuti XML-compatibili;
- egli è partner contrattuale del TrustCenter;
- egli si assicura di soddisfare i requisiti necessari per la presa in consegna dei suoi dati (ad es. adesione)
3.8 Statistiche
Tutti i clienti che utilizzano i servizi di fatturazione della Cassa dei Medici si impegnano a metterle regolarmente a disposizione i dati anonimizzati relativi alla fatturazione, in modo da consentirle la generazione di statistiche.
La Cassa dei Medici realizza statistiche individuali con i dati di fatturazione di un singolo socio e anche statistiche collettive in cui vengono utilizzati i dati di fatturazione di una moltitudine di soci.
3.9 Segreto, protezione dei dati, diritti dei pazienti
Utilizzando i servizi della Cassa dei Medici il cliente rispetta pienamente i propri obblighi professionali per quanto concerne il segreto, la protezione dei dati e i diritti dei pazienti, sia in regime di terzo pagante che in regime di terzo garante.
In regime di terzo pagante l’obbligo dell’invio di una copia della fattura incombe per principio al fornitore delle prestazioni. Questo compito può essere affidato alla Cassa dei Medici.
Per la trasmissione alla Cassa dei Medici dei dati necessari per la fatturazione e la riscossione, il cliente deve richiedere l’approvazione da parte dei pazienti. A questo scopo la Cassa dei Medici mette a disposizione del cliente un manifesto informativo che può essere esposto o affisso nello studio. Inoltre vengono mesi a disposizione del cliente dei moduli (cartacei o elettronici) con note informative.
3.10 Back-up dei dati
Tutte le fatture elaborate tramite la Cassa dei Medici vengono archiviate elettronicamente da quest’ultima per la durata di 10 anni.
In caso di utilizzo di una delle varianti di servizio indicate al punto 2.2, in caso di interruzione della relazione d’affari il cliente può richiedere la cancellazione dei dati. Negli altri casi le fatture sono documenti contabili della Cassa dei Medici.
3.11 Trasmissione dell’incarico di riscossione
Il cliente può incaricare la Cassa dei Medici sulla base di determinati criteri di trasmettere fatture rimaste impagate direttamente ad un ufficio di riscossione terzo (p. es. InkassoMed, FMH Services, ecc.). In questo caso il cliente
- deve essere necessariamente partner contrattuale dell’ufficio di riscossione terzo.
- è responsabile per il rispetto dei diritti del paziente.
3.12 Foro competente
Per tutte le controversie derivanti dal rapporto giuridico tra il cliente e la Cassa dei Medici è competente il foro di Zurigo.
La Cassa dei Medici si riserva il diritto di far valere le proprie rivendicazioni dinnanzi al tribunale competente presso il domicilio/sede aziendale del cliente o dinnanzi a qualsiasi altro tribunale competente.
3.13 Entrata in vigore
Le Condizioni Generali sono state approvate dal CdA nella sua riunione del 13.9.2007
ed entrano in vigore dal 1.10.2007.
Adeguato il 28.3.2012
Adeguato il 25.3.2015
Adeguato il 26.8.2016
Adeguato il 22.7.2017